Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy mogą wykorzystywać zarówno samochody osobowe jak i ciężarowe w celach firmowych oraz inne pojazdy, niezależnie czy są one wprowadzone do ewidencji środków trwałych czy też nie. Pamiętać jednak trzeba, że rozliczanie kosztów użytkowania tych pojazdów zależy właśnie od ich rodzaju i formy własności.
W przypadku samochodu osobowego nie będącego środkiem trwałym firmy zasady rozliczania i opodatkowania określa art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten wskazuje, iż za koszty uzyskania przychodu nie uważa się poniesionych wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów (za wyjątkiem tych ponoszonych przez pracowników z tytułu używania przez nich samochodu prywatnego do celów służbowych np. delegacji czy też do jazd lokalnych) z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, dla potrzeb działalności – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.
Koszty używania samochodów osobowych do celów służbowych według stawek za 1 km przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:
Jak wynika z art. 23 ust. 5 do prowadzenia ewidencji zobowiązany jest użytkownik pojazdu. Brak w/w ewidencji skutkuje nie zakwalifikowaniem kosztów użytkowania pojazdu prywatnego do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorstwa.
W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik zobowiązany jest wówczas do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i udokumentowania go. Na koniec każdego miesiąca odlicza się albo wartość danego wydatku albo kwotę wskazanego limitu w zależności, która z podanych kwot jest mniejsza. Ponieważ rozliczenia ewidencji przebiegu pojazdu dokonuje się narastająco od początku roku, przedsiębiorca ma możliwość zrekompensowania niedoboru faktycznych wydatków zwiększeniem liczby kilometrów w następnym miesiącu, przez co zwiększa się limit do wykorzystania.
Powyższa zasada limitowania kosztów odnosi się zarówno do tych samochodów osobowych, które nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych ze względu na ich niską wartość (poniżej 3500zł) lub okres użytkowania krótszy niż 1 rok, ale też do prywatnych samochodów pracowników i właścicieli oraz pojazdów użytkowanych na podstawie umów najmu i dzierżawy.
W przepisach nie ma natomiast wzmianek dotyczących samochodów ciężarowych, dlatego wnioskować można, że nie ma potrzeby prowadzenia ich ewidencji przebiegu pojazdu, a wydatki związane z ich użytkowaniem w całości stanowią koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno samochodów ciężarowych wprowadzonych i nieprowadzonych do ewidencji środków trwałych, a także tych użytkowanych na podstawie umowy najmu lub dzierżawy.
Wyjątkiem limitowania kosztów jest użytkowanie samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu operacyjnego spełniającego warunki wskazane w art. 23a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W takim przypadku nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu a wszelkie koszty wynikające z prowadzenia działalności wlicza się w koszty uzyskania przychodu w pełnej wysokości.
Ustawa konkretnie wskazuje elementy jakie powinna zawierać poprawnie sporządzona i prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 7 ustawy). Dokument taki posiadać powinien:
- 1. Nazwisko i imię osoby, użytkującej pojazd
- 2. Miejsce zamieszkania użytkownika pojazdu
- 3. Numer rejestracyjny
- 4. Pojemność silnika
- 5. Kolejny numer wpisu
- 6. Datę
- 7. Cel wyjazdu
- 8. Opis trasy (skąd – dokąd)
- 9. Liczbę faktycznie przejechanych kilometrów
- 10. Stawkę za 1 km przebiegu
- 11. Kwotę wyliczoną z przemnożenia liczby faktycznie przejechany kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu
- 12. Podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane
W przypadku, gdy pracownik wykorzystuje do celów służbowych swój prywatny samochód, istnieje możliwość aby pracodawca zwrócił mu koszty poniesione na ten cel. Zasady refundacji tych kosztów powinny być określone w umowie cywilnoprawnej zawartej między pracownikiem a pracodawcą. Warto aby taka umowa sporządzona została w formie pisemnej – dla celów dowodowych. Umowa taka powinna określać: strony umowy, dane pojazdu jakiego pracownik będzie używał (numer rejestracyjny oraz jego pojemność), stawkę za 1 km przebiegu, oświadczenie pracownika, że będzie on wykorzystywał dany pojazd do celów związanych z działalnością firmy, oświadczenie pracodawcy o refundacji kosztów pracownika oraz zasady i terminy tej refundacji. Kwotę ustalonego ryczałtu powinno się zmniejszyć o współczynnik 1/22 za każdy dzień nieobecności pracownika w pracy.
Zwrot w/w kosztów można ustalić w dwojaki sposób:
Użytkowanie przez pracownika swojego własnego samochodu poza granicami miasta winno być wykazane jako polecenie wyjazdu służbowego – delegacja – ze starannie i rzetelnie wypełnioną ewidencją przebiegu pojazdu.
Jazdy lokalne pracownika swoim własnym samochodem w celach służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowych od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy – niezależnie od wyliczonych kwot. Nie podlegają one jednak składkowaniu.
Wolne od podatku i oskładkowania są natomiast jazdy zamiejscowe (delegacje). Opodatkowaniu nie podlegają bowiem diety a także należności związane z podróżą służbową.
Ewidencja przebiegu pojazdów, rejestr kosztów, oraz wiele innych związanych z rozliczaniem narzędzi udostępniają serwisy typu księgowość internetowa. Można za ich pomocą rozliczać pojazdy osobowe, ciężarowe, prywatne i firmowe.