Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy mogą wykorzystywać zarówno samochody osobowe jak i ciężarowe w celach firmowych oraz inne pojazdy, niezależnie czy są one wprowadzone do ewidencji środków trwałych czy też nie. Pamiętać jednak trzeba, że rozliczanie kosztów użytkowania tych pojazdów zależy właśnie od ich rodzaju i formy własności.
W przypadku samochodu osobowego nie będącego środkiem trwałym firmy zasady rozliczania i opodatkowania określa art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten wskazuje, iż za koszty uzyskania przychodu nie uważa się poniesionych wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów (za wyjątkiem tych ponoszonych przez pracowników z tytułu używania przez nich samochodu prywatnego do celów służbowych np. delegacji czy też do jazd lokalnych) z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, dla potrzeb działalności – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.
Koszty używania samochodów osobowych do celów służbowych według stawek za 1 km przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:
Jak wynika z art. 23 ust. 5 do prowadzenia ewidencji zobowiązany jest użytkownik pojazdu. Brak w/w ewidencji skutkuje nie zakwalifikowaniem kosztów użytkowania pojazdu prywatnego do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorstwa.
W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik zobowiązany jest wówczas do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i udokumentowania go. Na koniec każdego miesiąca odlicza się albo wartość danego wydatku albo kwotę wskazanego limitu w zależności, która z podanych kwot jest mniejsza. Ponieważ rozliczenia ewidencji przebiegu pojazdu dokonuje się narastająco od początku roku, przedsiębiorca ma możliwość zrekompensowania niedoboru faktycznych wydatków zwiększeniem liczby kilometrów w następnym miesiącu, przez co zwiększa się limit do wykorzystania.
Powyższa zasada limitowania kosztów odnosi się zarówno do tych samochodów osobowych, które nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych ze względu na ich niską wartość (poniżej 3500zł) lub okres użytkowania krótszy niż 1 rok, ale też do prywatnych samochodów pracowników i właścicieli oraz pojazdów użytkowanych na podstawie umów najmu i dzierżawy.
W przepisach nie ma natomiast wzmianek dotyczących samochodów ciężarowych, dlatego wnioskować można, że nie ma potrzeby prowadzenia ich ewidencji przebiegu pojazdu, a wydatki związane z ich użytkowaniem w całości stanowią koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno samochodów ciężarowych wprowadzonych i nieprowadzonych do ewidencji środków trwałych, a także tych użytkowanych na podstawie umowy najmu lub dzierżawy.
Wyjątkiem limitowania kosztów jest użytkowanie samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu operacyjnego spełniającego warunki wskazane w art. 23a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W takim przypadku nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu a wszelkie koszty wynikające z prowadzenia działalności wlicza się w koszty uzyskania przychodu w pełnej wysokości.
Ustawa konkretnie wskazuje elementy jakie powinna zawierać poprawnie sporządzona i prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 7 ustawy). Dokument taki posiadać powinien:
- 1. Nazwisko i imię osoby, użytkującej pojazd
- 2. Miejsce zamieszkania użytkownika pojazdu
- 3. Numer rejestracyjny
- 4. Pojemność silnika
- 5. Kolejny numer wpisu
- 6. Datę
- 7. Cel wyjazdu
- 8. Opis trasy (skąd – dokąd)
- 9. Liczbę faktycznie przejechanych kilometrów
- 10. Stawkę za 1 km przebiegu
- 11. Kwotę wyliczoną z przemnożenia liczby faktycznie przejechany kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu
- 12. Podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane
W przypadku, gdy pracownik wykorzystuje do celów służbowych swój prywatny samochód, istnieje możliwość aby pracodawca zwrócił mu koszty poniesione na ten cel. Zasady refundacji tych kosztów powinny być określone w umowie cywilnoprawnej zawartej między pracownikiem a pracodawcą. Warto aby taka umowa sporządzona została w formie pisemnej – dla celów dowodowych. Umowa taka powinna określać: strony umowy, dane pojazdu jakiego pracownik będzie używał (numer rejestracyjny oraz jego pojemność), stawkę za 1 km przebiegu, oświadczenie pracownika, że będzie on wykorzystywał dany pojazd do celów związanych z działalnością firmy, oświadczenie pracodawcy o refundacji kosztów pracownika oraz zasady i terminy tej refundacji. Kwotę ustalonego ryczałtu powinno się zmniejszyć o współczynnik 1/22 za każdy dzień nieobecności pracownika w pracy.
Zwrot w/w kosztów można ustalić w dwojaki sposób:
Użytkowanie przez pracownika swojego własnego samochodu poza granicami miasta winno być wykazane jako polecenie wyjazdu służbowego – delegacja – ze starannie i rzetelnie wypełnioną ewidencją przebiegu pojazdu.
Jazdy lokalne pracownika swoim własnym samochodem w celach służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowych od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy – niezależnie od wyliczonych kwot. Nie podlegają one jednak składkowaniu.
Wolne od podatku i oskładkowania są natomiast jazdy zamiejscowe (delegacje). Opodatkowaniu nie podlegają bowiem diety a także należności związane z podróżą służbową.
Ewidencja przebiegu pojazdów, rejestr kosztów, oraz wiele innych związanych z rozliczaniem narzędzi udostępniają serwisy typu księgowość internetowa. Można za ich pomocą rozliczać pojazdy osobowe, ciężarowe, prywatne i firmowe.
Prowadząc działalność gospodarczą trzeba zatroszczyć się o jej obsługę księgową. Do wyboru mamy tradycyjne biuro rachunkowe i innowacyjną rachunkowość elektroniczną. Każde z tych możliwości ma swoje wady i zalety. Jakie?
Rachunkowość swojej działalności gospodarczej można polecić biurowi księgowemu jak również skorzystać z znanych w środowisku właścicieli firm rozwiązań internetowych, jak księgowość internetowa. Wybór nie jest łatwy. Ich analiza może pomóc podjąć adekwatną do potrzeb decyzję.
Wady i zalety usług biura księgowego
Złą stroną biur księgowych jest zazwyczaj brak indywidualnego podejścia do konsumenta. W natłoku kilkuset spraw, interesy konkretnej firmy mogą być marginalizowane i nie traktowane z właściwym zainteresowaniem. Bardzo często może wydarzyć się, że księgowy nie będzie dokładnie znał szczegółów naszych rachunków, ponieważ nie jest w stanie zapamiętać wszystkich informacji, które na co dzień przetwarza. Biuro księgowe łatwiej może uniknąć wypłacenia odszkodowania za swoje pomyłki, dzięki dobrym - stosunkom z . Mimo tych minusów posiada kilka plusów. Biura księgowe rzadko zawodzą z terminami, nie mają przestojów powiązanych z urlopem. Ich świadczenia są tańsze niż zatrudnienie własnego księgowego. Po za tym , mają w swej ofercie różnego rodzaju usługi, służą również poradami specjalistów z wszelkich gałęzi biznesowych.
Wady i zalety e-księgowości
Wadą e-księgowości jest to, że samodzielnie księgujący użytkownik jest odpowiedzialny za możliwe błędy. By skorzystać z rachunkowości internetowej wymagane jest połączenie z siecią, co może zmniejszać dostęp do naszych faktur. Do najistotniejszych plusów tego rozwiązania wliczyć można oszczędność zarówno czasu jak również środków pieniężnych. E-księgowość jest znacznie tańsza niż klasyczna. Gotowe, proste schematy księgowe i ciągłe aktualizacje dają komfort samodzielnej pracy. Ponadto, usługi księgowości internetowej dostępne są w każdym czasie i w każdym miejscu, w pracy czy w domu. Co ważne, wszelkie wprowadzane dane są chronione i przechowywane na chronionych serwerach, co zapobiega włamaniom.
Oba rozwiązania prowadzenia ksiegowości mają swoje plusy i minusy. Rachunkowość internetowa zdaje egzamin w przypadku mikro i małych przedsiębiorstw o niskim stopniu skomplikowania dokumentów. Natomiast, duże firmy powinny korzystać z usług tradycyjnego biura księgowego.