Wzorem dokumentu możemy określić jakikolwiek wzorzec, na podstawie którego był utworzony inny dokument. Użycie takiego schematu w znaczący sposób umożliwia skrócenie czasu generowania dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, mamy możliwość także zminimalizować sytuacje pojawienia się omyłek w dokumencie, który wystawiamy.

Charakterystycznym rodzajem dokumentu, jest dokument rachunkowy, który tworzy się w wyniku utrwalenia na piśmie procesów gospodarczych, które tworzą się pomiędzy poszczególnymi podmiotami albo stronami. Powyższy dokument często nazywany jest dowodem, gdyż na jego kanwie możemy dochodzić swoich pretensji zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed specjalnie do niniejszego celu wyznaczonym organem kontroli bądź organem wykonawczym.

I tak też możemy podzielić je na:

• Zbiorcze – służą dokonaniu wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują wcześniej dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,,
• Zastępcze – stworzone do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zewnętrzne obce - stworzone przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, będą to na przykład dokumenty obrotu kasowego, obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych, ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i oddane w oryginale kontrahentowi
• Korygujące.

Dowody księgowe pełnią bardzo ważną funkcję także jako podstawa sprawozdania finansowego oraz źródło analizy ekonomicznej. Winny być współmierne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie powinny mieć w żadnym razie omyłek, poprawek czy prób usunięcia danych. Dokument z powyższymi zmianami można bardzo łatwo zakwestionować.

Dowód księgowy musi posiadać m.in.:

• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Określony rodzaj dowodu,
• Podpisy osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
• Dzień, miesiąc, rok zdarzenia i datę wystawienia dowodu księgowego,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki
• Adnotację stwierdzającą weryfikację i zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód powinien zostać sporządzony w sposób jasny i zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontroli, ale także musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie waluty, jakie się w nim pojawią, muszą być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (policzone po kursie z dnia dokonania operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie niniejszych dokumentów.